Robno knjigovodstvo

Popis robe je zakonska obaveza svake firme koja se bavi trgovinom i obavezno se sprovodi poslednjeg dana u godini, odnosno sa datumom 31.12. godine koja se završava.

Popisom se utvrđuje tačno stanje zaliha i evidentiraju se viškovi i manjkovi, čime se knjigovodstveno stanje dovodi na tačno stanje zaliha. Popis robe se može vršiti bilo kada u toku godine, kao interni popis - u situaciji provere stanja zaliha robe u magacinu ili kada se menja računopolagač, odnosno magacioner.

Popis zaliha se obavezno vrši u slučaju promene cene robe i u ovom slučaju se popunjava i kolona nova cena.

Ponekad se događa da se određeno dobro, koje je vlasništvo firme, daje nekom drugom na upotrebu ili na doradu.

Revers je dokument kojim lice, koje prima to dobro, svojim potpisom potvrđuje prijem istog.

Poželjno je na samom obrascu Reversa upisati datum do kojeg je potrebno vratiti uzeto dobro, kao i voditi evidenciju o izdatim reversima.

Kalkulacija cene robe je prvi dokument koji se popunjava u trgovini, bez razlike da li je u pitanju veleprodaja ili maloprodaja. Kalkulacija cene robe je dokument kojim se kalkuliše odnosno obračunava prodajna cena robe.

Kalkulacija se piše u dva primerka. Jedan primerak, zajedno sa originalnom fakturom, ostaje knjigovodstvu za knjiženje u finansijsko knjigovodstvo a kopija se šalje magacinu.

Prema Zakonu o trgovini trgovac ne sme staviti robu u promet dok nije uradio kalkulaciju cene robe, čime je utvrdio svoje prodajne cene i dok nije kalkulaciju upisao u trgovačku knjigu.

Trgovačka knjiga se vodila i za veleprodaju i za maloprodaju.

Za razliku od robnih kartica klasične veličine, koje su stajale u kartoteci, Viseće robne kartice su stajale na policama sa robom tako da se količina robe mogla videti na kartici neposredno sa artiklima.

Ovo je bio vrlo praktičan način vođenja evidencije količine robe, jer se odmah moglo videti stanje robe i nije se moralo šetati od kartoteke do police. S druge strane, postojala je opasnost da Viseća kartica sklizne sa police, tako da su  neke firme koristile Kartoteku, a neke druge su smatrale da je ipak bolje koristiti Viseće kartice.

Faktura je dokument koji svedoči da je nastala poslovna promena između prodavca i kupca i predstavlja osnov za plaćanje.

Faktura se radi za prodaju:

• Robe
• Gotovih proizvoda
• Usluga

Faktura sadrži sve podatke prodavca i kupca, vrstu isporučenih dobara ili usluga, tekući račun prodavca na koji se uplaćuje finansijski iznos naznačen na fakturi i rok u kome faktura treba da se plati.

Faktura može da sadrži napomenu o obračunu kamate, ukoliko kupac zadocni sa plaćanjem. Za naplatu kamate sačinjava se poseban obračun, koji nije faktura ali po osnovu koga takođe nastupa obaveza za plaćanje od strane kupca koji nije uplatio svoju obavezu u ostavljenom roku.

Za popis svih dobara koja nisu roba, koristi se ovaj obrazac popisne liste. Ovom popisnom listom mogu se popisati zalihe:

• materijala
• sirovina
• poluproizvoda
• gotovih proizvoda
• ambalaže

i ostalog što jedna firma može da ima na zalihama.

Za razliku od popisa robe, ovaj obrazac ne sadrži podatak o novoj i staroj ceni, te se ne može koristiti za popis robe zbog promene cena.

Otpremnica je još uvek u funkciji i kao takva ne pripada Muzeju knjigovodstva. Međutim, predstavlja sastavni deo Robnog knjigovodstva tako da joj je mesto u ovom prikazu.

Otpremnica je dokument koji obavezno prati robu i koji je osnovni dokument kojim se dokazuje primopredaja robe. Mora da sadrži sve podatke o prodavcu, kupcu, robi (količina i cena) kao i potpis lica koje je izdalo robu i potpis lica koje je primilo robu.

Na osnovu otpremnice se izrađuje faktura.

Trebovanje je dokument kojim se traži izdavanje materijala za proizvodnju.

Takođe se može koristiti kao zahtev za izdavanje robe koja će se koristiti kao potrošni materijal u samoj firmi, odnosno za potrebe firme.

Ovim dokumentom se magacin razdužuje za dobra koje je izdao, dok se za istu vrednost zadužuje pripadajući trošak.

Ovaj dokument nisu koristile sve firme, mada je vrlo koristan. Nalog magacinu da izda može da se koristi 

• kod prenosa robe iz jednog magacina u drugi 
• kod prevoza robe u magacin koji je u drugom gradu
• kao dokument na osnovu kojeg će magacioner izdati robu kupcu i napraviti otpremnicu.

Sledeći korak je upisivanje količina robe u robne kartice. Robna kartica služi da se odmah vidi količinsko stanje robe u magacinu.

Drugi primerak kalkulacije, zajedno sa robom stizao je u magacin i na osnovu količina u kalkulaciji magacioner je upisivao količine u robnu karticu, u kolonu Ulaz.

Prilikom izdavanja robe izdate količine su se upisivale u kolonu Izlaz.

Ovaj dokument takođe nisu koristile sve firme, mada je vrlo koristan. Nalog magacinu da primi može da se koristi 

• kod prenosa robe iz jednog magacina u drugi, kao drugi dokument istog sadržaja kao Nalog magacinu da izda 
• kao dokument koji prati Kalkulaciju i ima sve podatke kao i kalkulacija, u slučaju da postoji još jedno radno mesto - Kalkulant koji nije i Magacioner

Robna kartica može da sadrži samo količinu robe koja je ušla u magacin, po dokumentu Kalkulacija, ali može i da ima cene robe i finansijsku vrednost zaliha konkretne robe.

Poslovna politika nekih firmi je bila da magacioner ne treba da zna cene artikala, pa su koristilli robne kartice bez cena. 

Druge firme su smatrale da je praktičnije da magacioner zna prodajne cene jer tako može da piše Otpremnice na licu mesta.

Prijemnica je dokument kojim je vozač potvrđivao da je primio određenu količinu robe koju prevozi na zadato mesto.

Pored prijemnice robu obavezno prati i Otpremnica.

Za razliku od Otpremnice, prijemnica nije obavezan dokument.