Kraj godine se bliži a knjigovođe već počinju pripreme za završni račun. Prvi korak je usaglašavanje stanja sa kupcima i dobavljačima tako što se šalju i overavaju IOS-i, odnosno Izvodi otvorenih stavki. IOS je vrlo praktičan dokument, jer sagledavanjem otvorenih stavki lako možemo da uočimo da li je finansijsko stanje kupaca i dobavljača dobro, da li je sve proknjiženo kako treba i da li imamo sve fakture koje nam je ispostavio dobavljač.

Šta je Izvod otvorenih stavki?

Zakon o računovodstvu zahteva da u Napomenama uz finansijske izveštaje obelodanimo podatak o usaglašenim potraživanjima i obavezama, a naročito o broju i ukupnom iznosu neusaglašenih potraživanja, kao i njihov odnos prema ukupnom iznosu potraživanja. Ovaj podatak pokazuje koliko su podaci u bilansima merodavni, zato je Zakon o računovodstvu i propisao ovu obavezu.

Prema jednoj od ranijih verzija Zakona o računovodstvu rok za usaglašavanje IOS-a je bio propisan 31. oktobar, ali nisu bile propisane kaznene odredbe ukoliko se to ne uradi. I sve što nije kažnjivo knjigovođe su preskakale kao nebitan posao, tako da jedan duži period mnoge firme nisu slale IOS, niti su vraćale potpisan IOS, kao dokaz o usaglašavanju.

IOS nije opomena za plaćanje

Ja sam shvatala važnost tog dokumenta, uredno sam slala i vraćala IOS-e, međutim kada sam u jednoj firmi, u kojoj sam tada radila, kupcima poslala IOS na usaglašavanje, moj direktor me je upitao:

  • Šefe, šta si ovo slala, pitaju me kupci zašto ih opominjem da plate dug kada još nije dospeo za plaćanje?

Rekla sam mu da objasni svojim neukim kupcima da IOS nije opomena za plaćanje duga, već predstavlja dokument za usaglašavanje knjigovodstvenog stanja i da to daju knjigovođi, uz napomenu da IOS obavezno overe i vrate nazad.

Na koji datum raditi IOS?

Iako trenutno važeći Zakon o računovodstvu ne propisuje datum na koji treba sastaviti IOS, mislim da je 31. oktobar idealan datum na koji se sastavlja Izvod otvorenih stavki. Jer pre nego što pošaljemo IOS potrebno je da prvo sagledamo svaku pojedinačnu karticu kupca, da ispravimo eventualno uočene greške i pošaljemo kupcima na usaglašavanje. Neke firme praktikuju da šalju IOS i za kupca i za dobavljača, ali dovoljno je da svi pošaljemo IOS samo za kupca.

Pod uslovom da nam je knjigovodstvo ažurno, IOS-e možemo da pošaljemo u prvoj polovini novembra, dok ih kupci sagledaju i vrate već je početak ili polovina decembra i imamo dovoljno vremena da do kraja decembra ispravimo eventualne greške.

Da li knjigovođa može da potpiše IOS?

U praksi najčešće knjigovođe potpisuju IOS i vraćaju nazad, međutim da bi IOS bio verodostojan dokument, eventualno na sudu, potrebno je da postoji određeni pravni akt kojim se određuje, odnosno daje ovlašćenje određenom licu da može da potpisuje i overava IOS. To može biti opis radnog mesta u aktu o sistematizaciji radnih mesta ili posebno ovlašćenje licu koje nije u radnom odnosu u firmi, odnosno licu koje radi u agenciji za knjigovodstvo i knjiži poslovne promene date firme.

Najbolje je IOS poslati poštom u papirnom obliku, ali nije redak slučaj da se i IOS šalje elektronskom poštom. Da bi tako poslat IOS bio validan dokument potrebno je da sadrži potpis ili drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave. Bolje rečeno, ako IOS šaljete mailom, onda svaki IOS treba da bude potpisan elektronskim potpisom da bi bio validan knjigovodstveni dokument.

Ukoliko dođe do sudskog spora IOS ne može predstavljati izvršnu ispravu, IOS predstavlja overenu izjavu izvršnog dužnika koji time potvrđuje saglasnost otvorenih stavki, a verodostojna izvršna isprava je samo faktura, odnosno otpremnica.

"Novo sito o klin visi"

Ponekad se u praksi desi situacija, kao u poslovici, „novo sito o klin visi“.

Bolje rečeno, novi knjigovođa u firmi se u početku maksimalno potrudi da sredi knjigovodstvene evidencije, pa tako pošalje IOS svim kupcima, pa čak i onim kupcima gde je protekao rok zastarelosti od tri godine, a potraživanje nije otpisano u knjigovodstvu.

Kada se tako potpisan IOS vrati, uredno overen, on predstavlja izjavu o odricanju od zastarelosti, što znači da zastarelost počinje ponovo da teče. Naravno, samo i jedino ukoliko je IOS potpisalo lice koje je ovlašćeni zastupnik ili zaposleno lice koje ima ovlašćenje za potpisivanje IOS.

Ako IOS potpiše knjigovođa, što je najčešći slučaj, takav IOS se ne može smatrati izjavom o priznanju duga, niti se knjigovođa može odreći zastarelosti potraživanja, ako nema ovlašćenje zakonskog zastupnika.

IOS se potpisuje između pravnih lica

Uobičajeno se IOS potpisuje u privrednim odnosima između pravnih lica, odnosno preduzetnika, ali ovo nije jedina mogućnost njegove primene. Čitajući propise naišla sam na zanimljiv stav Višeg trgovinskog suda vezano za potpisivanje IOS između firme i zaposlenih, a u vezi obaveze za neisplaćene zarade.

Prema Zakonu o radu sva novčana potraživanja iz radnog odnosa zastarevaju u roku od tri godine od dana nastanka obaveze. Pretpostavljam da je nekom od zaposlenih, koji duži vremenski rok nije primio platu, dosadilo obećanje poslodavca da će mu sigurno isplatiti platu, čim bude bilo para na računu… i da je taj neko tražio da se sastavi IOS koji će zakonski zastupnik poslodavca overiti svojim potpisom, kao garanciju ispunjenja obećanja.

Priznavanje odricanja od zastarelosti može se izjaviti tek kada je zastarelost nastupila i danom priznanja zastarelost ponovo počinje da teče. Pri tome nije bitan naziv dokumenta, da li je to IOS ili neki drugi oblik pisanog dokumenta, važan je sadržaj i suština tog pisanog dokumenta da bi predstavljao verodostojnu ispravu.

Što znači da je ovaj radnik imao dobru ideju kada je tražio da mu poslodavac napismeno obeća da će mu isplatiti zaostale zarade. Ideja je dobra naročito ako je taj radnik našao drugi posao, ali nema razloga da se odriče zarada u firmi u kojoj je radio, a koje nisu isplaćene.